Weniger Zettelwirtschaft, zentrale Kommunikation und automatisierter Rechnungsversand: So organisiert die Tennisschule Treffpunkt ihren Trainingsalltag heute – und gewinnt Raum fürs Coaching.

Wer eine Tennisschule betreibt, kennt den Spagat: Auf dem Platz steht die Leidenschaft für den Sport, dahinter wartet die Verwaltung. Trainingszeiten koordinieren, Rechnungen ausstellen, Nachrichten beantworten – all das summierte sich bei der Tennisschule Treffpunkt lange zu einem erheblichen administrativen Aufwand, verteilt auf mehrere Werkzeuge. Michelle Wechselberger, Inhaberin und Headcoach, hat das geändert: Heute laufen Planung, Abrechnung und Kommunikation an einem Ort zusammen.

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Tennisschule Treffpunkt – auf einen Blick

• Inhaberin & Headcoach: Michelle Wechselberger (staatlich geprüfte Tennislehrerin, PTR Professional High Performance Coach & Professional Kids 10&under Coach, Cardio Tennis Instructor, Kidsreferentin des Tiroler Tennisverbandes)
• Standorte: Sommer – TC Raiffeisen Hippach, Schwendau (Tirol); Winter – Freizeitpark Zell am Ziller
• Zielgruppen: von Kindern bis hin zu Erwachsenen – Anfänger & Leistungsspieler
• Angebote: Gruppen-, Privat- und Mannschaftstraining, Kinder- und Jugendtraining
• Planubo im Einsatz: Trainingsplanung, Rechnungserstellung (inkl. automatischer E-Mail-Versand und Sammelrechnung), Zahlungserinnerungen, Nachrichten-Modul

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Viele Kanäle, viel manueller Aufwand

Vor der Umstellung war die Organisation auf mehrere Systeme verteilt: Zettelwirtschaft, Excel-Tabellen, separate Online-Formulare und WhatsApp-Gruppen bildeten zusammen das Rückgrat der Verwaltung. Rechnungen wurden ausgedruckt und verteilt, Termine manuell abgeglichen, Informationen über verschiedene Chats weitergegeben. Gerade zwischen den Trainingseinheiten blieb dadurch viel Organisatorisches liegen.

Dieses Nebeneinander verschiedener Werkzeuge war nicht nur zeitaufwendig, es führte auch zu Reibung: Wer Informationen suchte, musste an mehreren Stellen nachsehen. Für Rechnungen waren Ausdrucke nötig, und für kurze Infos griff man schnell zum Messenger.

Der größte Zeitfresser: Trainingsplanung und Rechnungsstellung

Besonders die Trainingsplanung mit unterschiedlichen Terminen und Gruppen kostete viel Zeit. Michelle beschreibt es so:

Ähnlich aufwendig war die Abrechnung: Ausstellen, ausdrucken und verteilen – ein Prozess, der immer wieder wertvolle Aufmerksamkeit band.

Warum die Wahl auf Planubo fiel

Auf der Suche nach einer digitalen Komplettlösung recherchierte Michelle verschiedene Anbieter. Ausschlaggebend waren für sie das Preis-Leistungs-Verhältnis, ein stimmiges Gesamtpaket in einer Jahreslizenz, eine gute Demo-Erfahrung und der schnelle, kompetente Kundenservice. Entscheidend war außerdem der Wunsch, WhatsApp-Gruppen zu reduzieren und Kommunikation, Planung sowie Abrechnung zentral zu bündeln.

So läuft es heute: Planung, Abrechnung und Kommunikation an einem Ort

• Rechnungen werden in Planubo erstellt und per E-Mail verschickt; Sammelrechnungen sind möglich.

• Zahlungserinnerungen übernimmt das System:

• Die Trainingsplanung erfolgt zentral und mit weniger manuellem Abgleich.
• Für kurze Updates und Infos nutzt Michelle das Nachrichten-Modul – deutlich weniger WhatsApp-Nachrichten sind die Folge.

In Summe kann sich Michelle stärker auf den Platz konzentrieren; Organisatorisches läuft im Hintergrund. Auch die Zusammenarbeit profitiert: Mit der besseren Übersicht gibt es weniger Rückfragen von Trainern, Eltern und Schülern.

Einführung und Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden

Die Umstellung auf ein neues System funktioniert nach Michelles Erfahrung, wenn man sie aktiv begleitet:

Was Michelle anderen Tennisschulen empfiehlt:

• Möglichst früh digitalisieren – idealerweise im Herbst, nicht mitten in der Hauptsaison.
• Ein Tablet oder Laptop mit Planubo einsetzen und Zettelwirtschaft konsequent ersetzen.
• Für die Einführung Zeit für Einarbeitung und ein kurzes Kunden-Briefing einplanen.

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Mit Planubo hat die Tennisschule Treffpunkt ihre verstreuten Abläufe zusammengeführt. Rechnungen gehen schneller raus, die Trainingsplanung läuft strukturierter, und die Kommunikation ist übersichtlicher – so bleibt mehr Fokus für das, worum es Michelle geht: gutes Training.